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Cómo gestionar una cuenta de tarjeta Jet corporativa

Cómo gestionar una cuenta de tarjeta Jet corporativa

13 de noviembre de 2024

Cómo gestionar una cuenta de tarjeta Jet corporativa

Si su empresa depende de los viajes frecuentes, una tarjeta de avión corporativo puede cambiar las reglas del juego. Es como tener un jet privado al alcance de la mano sin la responsabilidad (o el gasto) de poseer uno, gracias a las tarjetas de jet privado. Pero para sacar el máximo partido a su tarjeta, deberá gestionar la cuenta con cuidado.

Aquí nos sumergiremos en las formas prácticas de gestionar una tarjeta jet corporativa, abarcando todos los aspectos, desde las políticas presupuestarias y de uso hasta la elección de la tarjeta adecuada para su equipo.

¿Qué son los programas de tarjetas Jet?

Un programa de tarjeta jet es un servicio basado en la afiliación en el ámbito de la aviación privada que ofrece una forma sencilla de acceder a los viajes en jets privados.

A diferencia de la propiedad fraccionaria, en la que usted posee una parte de una aeronave, o del fletamento, en el que usted reserva un avión para cada viaje de forma individual, un programa de tarjeta jet le permite pagar por adelantado las horas de vuelo o los fondos. Este depósito prepagado se puede utilizar para reservar vuelos en una variedad de aviones, proporcionando una solución de viaje flexible y conveniente.

Los programas de tarjetas Jet están diseñados para ofrecer lo mejor de los viajes en jets privados sin las complejidades y compromisos de la propiedad. Proporcionan una experiencia racionalizada, permitiéndole disfrutar del lujo y la eficiencia de los jets privados sin las cargas financieras y logísticas a largo plazo.

Tanto si necesita volar para reuniones de negocios, visitas a clientes o desplazamientos de su equipo, un programa de tarjeta jet le garantiza el acceso a una flota de aviones adaptada a sus necesidades.

¿Qué es una tarjeta Jet corporativa y por qué es importante?

Piense en una tarjeta jet corporativa como una tarjeta prepago para vuelos privados. En lugar de reservar cada vuelo por separado, una tarjeta jet le da acceso a una flota de jets en función de las horas de vuelo o los fondos prepagados.

Los reactores ligeros, con capacidad para un máximo de siete pasajeros, suelen incluirse en estos programas, ofreciendo una opción eficaz para vuelos de corto y medio alcance.

Es una solución racionalizada que le permite disfrutar de las ventajas del transporte aéreoprivado -conveniencia, flexibilidad y privacidad- sin los costes de la propiedad total.

Las ventajas son evidentes:

  • Horarios flexibles: Reserve vuelos cuando los necesite, incluso con poca antelación.
  • Costes previsibles: Muchas tarjetas jet ofrecen tarifas horarias fijas, para que sepas a qué atenerte en cuanto a costes.
  • Ahorro de tiempo: Sáltese las largas colas de seguridad y vuele a aeropuertos más pequeños y cercanos a su destino.
  • Privacidad para asuntos delicados: Mantenga esas conversaciones importantes a bordo sin preocuparse de que otros viajeros le escuchen.

Una tarjeta jet corporativa ayuda a que sus viajes de negocios sean eficientes y fáciles de gestionar, pero como cualquier herramienta, funciona mejor cuando se utiliza de forma eficaz.

¿Cómo gestionar una cuenta de tarjeta Jet corporativa?

Siga los siguientes pasos para gestionar eficazmente una cuenta de tarjeta jet corporativa.

Paso 1: Nombrar a un gestor de cuentas especializado

Para sacar el máximo partido de la tarjeta, asigne a un miembro de su equipo la responsabilidad de todo lo relacionado con la tarjeta y asegúrese de que todo el equipo participa en el proceso.

Esta persona supervisará las reservas, hará un seguimiento del uso y se asegurará de que todos los viajes se ajustan a las políticas de la empresa. Si lo gestiona una sola persona, es menos probable que se quede sin horas inesperadamente o que se le escapen detalles importantes.

Este gestor especializado también se mantiene en estrecho contacto con el proveedor de la tarjeta, gestiona cualquier pregunta, resuelve problemas y controla la actividad de la cuenta. Se encargará de controlar el gasto, asegurarse de que los empleados cumplen las políticas de uso y recopilar información para la planificación futura.

Paso 2: Crear políticas de uso claras para los viajes en jets privados

Un presupuesto bien pensado es clave para gestionar cualquier tarjeta jet corporativa. He aquí cómo abordarlo:

  1. Calcule sus necesidades de viaje: Comience por analizar la frecuencia con que viaja su equipo y los destinos que frecuenta. Esto le ayudará a elegir el paquete de tarjetas jet adecuado en función de sus necesidades reales, sin comprar de más ni quedarse sin horas.
  2. Establezca un presupuesto claro: Una vez que conozca sus necesidades de viaje, fije un presupuesto para los gastos de su tarjeta jet. Con muchas tarjetas que ofrecen tarifas fijas por hora, es fácil planificar con antelación y mantener los costes previsibles.
  3. Controle y ajuste según sea necesario: Vigila de cerca el uso y el gasto para no salirte del presupuesto. Revisar los gastos con regularidad te ayudará a evitar sorpresas y a realizar los ajustes necesarios con antelación.

Estableciendo un presupuesto y haciendo un seguimiento de los gastos, mantendrá los costes de su tarjeta de débito dentro de unos límites manejables y se asegurará de que sólo paga por lo que necesita.

Paso 3: Crear políticas de uso claras

Unas cuantas normas claras pueden marcar una gran diferencia en el buen funcionamiento de todo. Esto es lo que hay que incluir:

  1. Defina quién puede utilizar la tarjeta: Decida qué empleados pueden utilizar la tarjeta jet. Por lo general, esto incluye a ejecutivos, directivos y cualquier persona cuya función implique viajar con frecuencia.
  2. Describa los usos aceptables: Especifique qué se considera un viaje de negocios apropiado, como reuniones con clientes, conferencias o visitas a proyectos. Esto ayuda a garantizar que la tarjeta sólo se utiliza para viajes relacionados con el trabajo.
  3. Establezca directrices de aprobación: Establezca un proceso de aprobación rápido y sencillo. Podría consistir en presentar una solicitud con un determinado número de días de antelación al vuelo o en obtener la aprobación de un directivo para los viajes de alto coste.
  4. Prevea cancelaciones y cambios: Las cancelaciones ocurren, pero pueden acarrear recargos si no se tiene cuidado. Asegúrate de que todo el mundo sabe con cuánta antelación debe cancelar o cambiar un vuelo para evitar sanciones, sobre todo en épocas de mucho tráfico.

Con las políticas de uso establecidas, evitará costes innecesarios y mantendrá a todo el mundo de acuerdo sobre cómo puede y debe utilizarse la tarjeta.

Paso 4: Controlar las horas y gestionar el uso

Llevar la cuenta de sus horas de vuelo o fondos es clave para evitar gastos inesperados. He aquí cómo:

  • Registre cada vuelo: Registre los destinos, las horas de vuelo utilizadas y el propósito de cada viaje. Esto le ayudará a detectar patrones de uso y a encontrar áreas en las que puede ahorrar.
  • Comprueba los extractos con regularidad: La mayoría de los proveedores ofrecen extractos mensuales o trimestrales o acceso en línea para controlar el uso. Utilízalos para ver tu situación y detectar cualquier problema a tiempo.
  • Previsión de necesidades futuras: Observa tu consumo actual para estimar las necesidades futuras. Así sabrás si necesitas añadir más horas, ajustar tu plan o explorar otras opciones.

Controlar el uso evita sorpresas de última hora y ayuda a aprovechar al máximo cada hora de vuelo.

Paso 5: Explore las opciones del programa de tarjetas Jet de la empresa y elija la más adecuada

Las tarjetas para jets privados tienen diferentes ventajas, modelos de precios y políticas. Las tarjetas para jets privados funcionan según un modelo de prepago, que permite a los miembros asignar fondos para reservar vuelos chárter en jets privados. Ofrecen ventajas como precios transparentes, gastos de gestión fijos y servicio prioritario. A la hora de elegir el programa adecuado para su empresa, tenga en cuenta:

  1. Modelos de precios: Algunas tarjetas jet ofrecen tarifas fijas por hora, mientras que otras funcionan sobre la base de un depósito en el que los fondos se deducen por vuelo. Las tarifas fijas pueden ayudar a mantener los costes predecibles, mientras que un modelo de depósito puede ofrecer flexibilidad si sus necesidades de viaje varían.
  2. Opciones de flota: Considere sus necesidades típicas de viaje: algunos viajes pueden requerir sólo un avión ligero, mientras que otros necesitan una cabina más grande. Elija un proveedor con una variedad de opciones de aeronaves para no pagar más de lo que necesita.
  3. Ventajas adicionales: Algunas tarjetas de avión incluyen extras como transporte terrestre, Wi-Fi a bordo y catering. Haga balance de lo que más importa a sus viajeros y elija un proveedor que se ajuste a esas necesidades.
  4. Horas punta y políticas de cancelación: Algunos proveedores cobran un suplemento por los vuelos en horas punta o tienen estrictas políticas de cancelación. Asegúrate de entender estas condiciones para evitar cargos inesperados.
  5. Cobertura del servicio: No todas las tarjetas jet cubren destinos internacionales, así que si su negocio implica viajes frecuentes al extranjero, compruebe que el área de servicio del programa se ajusta a sus necesidades.

Si tiene en cuenta estos factores, encontrará un programa que ofrezca el mejor equilibrio entre flexibilidad, precio y servicio para las necesidades de su empresa.

Consideraciones fiscales y financieras

A la hora de considerar un programa de tarjetas jet, es importante ser consciente de las implicaciones fiscales y financieras. Dependiendo de sus circunstancias específicas, el coste del programa puede ser deducible fiscalmente como gasto empresarial. Esta posible deducción puede suponer una diferencia significativa en la rentabilidad global del programa.

Además, algunos proveedores de tarjetas jet ofrecen opciones de financiación u otros incentivos financieros para que la inversión sea más asequible. Para comprender plenamente las ventajas fiscales y las consideraciones financieras, es aconsejable consultar con un profesional fiscal o un asesor financiero. Ellos pueden ofrecerle un asesoramiento personalizado basado en la situación particular de su empresa, asegurándole que toma la decisión más informada.

Seguridad y protección

La seguridad y la protección son primordiales en los viajes en jets privados, y los programas de tarjetas para jets no son una excepción. Estos programas suelen adherirse a estrictos protocolos de seguridad, que incluyen rigurosas normas de mantenimiento y el empleo de pilotos altamente experimentados. Este compromiso con la seguridad garantiza que todos los vuelos se lleven a cabo en un entorno seguro, proporcionándole tranquilidad.

Además, muchos programas de tarjetas jet ofrecen acceso seguro a Internet y un entorno privado, lo que permite realizar negocios durante el vuelo sin preocuparse por la seguridad o confidencialidad de los datos. Este entorno seguro es especialmente valioso para los equipos de ventas y los ejecutivos que manejan información sensible o propiedad intelectual. Antes de adherirse a un programa de tarjetas jet, es esencial investigar el historial de seguridad y las medidas de seguridad del proveedor para asegurarse de que cumplen sus normas.

Si conoce estos aspectos clave, podrá elegir con confianza un programa de tarjetas jet que se ajuste a sus necesidades y prioridades de viajes de negocios.

Conclusión: Aproveche al máximo su tarjeta Jet para viajes de negocios

La gestión de una tarjeta jet corporativa no consiste sólo en reservar vuelos; se trata de hacer que los viajes sean fluidos, predecibles y rentables para su equipo. Con un gestor de cuentas dedicado, políticas claras, un presupuesto fijo y un seguimiento regular, obtendrá todo el valor de su tarjeta jet y hará que los viajes de negocios sean menos molestos.

Tanto si su equipo tiene que volar a reuniones con clientes, como si tiene que desplazarse a otras sedes o a conferencias del sector, un programa de tarjetas jet card bien gestionado les ayuda a llegar allí de forma eficiente y con estilo. Así que tómese el tiempo necesario para organizarlo cuidadosamente y disfrute de la tranquilidad de saber que las necesidades de viaje de su empresa están en buenas manos.